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En tant qu’entreprise ou en tant que marque, disposer d’une adresse mail dédiée est essentiel. Une adresse professionnelle associée à votre nom de domaine est encore plus recommandée, notamment lors des déplacements. C’est un élément qui peut faire toute la différence en matière de professionnalisme et de crédibilité. Lors d’un déplacement professionnel, la communication par email reste un outil indispensable pour assurer la continuité du travail, le suivi des dossiers et les échanges avec les collaborateurs, les partenaires ou les clients.
Un gage de sérieux et de crédibilité
Avoir une adresse mail professionnelle plutôt que personnelle démontre votre sens du détail et de professionnalisme. Acheter un nom de domaine dédié permet à vos clients, à vos prospects et partenaires de vous identifier aisément et de vous retrouver pour échanger des informations par courriel. Une adresse mail lors de vos déplacements professionnels renforce la confiance, la transparence et rassure vos interlocuteurs contre les risques de fraude ou d’usurpation d’identité de votre entreprise. Aussi, une adresse mail professionnelle dédiée permet de valoriser votre image de marque et de mettre en avant vos produits ainsi que vos services.
Pourquoi une adresse mail professionnelle est indispensable lors des déplacements professionnels ?
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Communiquer directement sans finir dans les spams
Il arrive fréquemment qu’un message envoyé depuis une adresse mail personnelle ou gratuite finisse dans les spams ou les messages indésirables. Opter pour une adresse professionnelle réduit ce risque et facilite la communication autour de votre activité et de votre entreprise. Les messages sont moins susceptibles d’être bloqués par les filtres anti-spam, ce qui améliore leur délivrabilité. Vous bénéficiez ainsi d’un canal de communication plus fiable pour envoyer des newsletters, partager des informations importantes ou présenter vos offres commerciales.
Cette solution facilite également la gestion des déplacements professionnels et le partage rapide d’informations entre les collaborateurs. Lors des déplacements, les échanges concernant les réservations de transport, le choix d’un mode de transport, les rendez-vous clients ou les documents de mission restent facilement accessibles. Une adresse mail professionnelle permet aussi de centraliser les informations liées aux voyages d’affaires et d’assurer un meilleur suivi des échanges entre les salariés, les responsables et les partenaires de l’entreprise.
Assurer le stockage et la sécurité des données
Lors d’un déplacement professionnel, avoir un espace de stockage adapté pour conserver tous les échanges et les autres données est utile. En effet, le flux d’échanges professionnels est souvent assez conséquent. Avoir un stockage adapté permet de le conserver en toute sécurité. Aussi, les services d’hébergement pour les mails professionnels offrent plus de sécurité. Ils disposent de filtres pour bloquer les spams ainsi que les messages soupçonneux qui sont redirigés vers une liste noire.
Comment créer et configurer une adresse mail professionnelle ?
Pour votre prochain voyage professionnel, pensez à créer en amont une adresse pro. Cela se fait en quelques étapes, notamment si vous disposez déjà du choix de votre site web. Voici comment faire :
- Créez un nom de domaine pro en vous basant sur le site web professionnel et en sélectionnant l’extension de votre choix ;
- Assurez-vous que c’est un nom disponible.
- Trouvez un hébergeur fiable qui se chargera de maintenir votre messagerie professionnelle et d’assurer le stockage des données.
- Vérifiez les fonctionnalités de votre choix en tenant surtout compte de la capacité de stockage, de la présence d’un filtre anti-spam, du webmail ou encore du nombre de comptes disponibles.
- Configurez l’adresse mail et si possible ajoutez des alias. Cette étape est nécessaire pour une meilleure organisation des messages entrants.
- Ajoutez une signature pour apporter plus de crédibilité et de fiabilité à vos emails et messages.
Quelques conseils pour créer votre adresse mail
Lors de la création d’une adresse mail professionnelle dédiée aux déplacements, il est important de choisir un nom de domaine cohérent. L’idéal est d’utiliser le nom de l’entreprise afin d’éviter toute confusion auprès des destinataires. Cette solution est particulièrement recommandée pour les salariés et les collaborateurs qui effectuent régulièrement des voyages d’affaires, des missions ou des déplacements professionnels dans le cadre de leur contrat de travail.
Si vous créez votre adresse, privilégiez les lettres plutôt que les chiffres. En plus d’offrir une image plus professionnelle, cela limite le risque que vos messages soient considérés comme indésirables. Les chiffres peuvent en revanche être utilisés dans le mot de passe, qui doit être suffisamment complexe pour garantir la sécurité des échanges.
